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企业签合同电子签名获取指南

合同电子签名来源：腾讯电子签

2023-10-23 15:05

电子签名是指通过电子方式产生的签名，具有法律效力。它可以是将手写签名数字化后的表现形式，也可以是基于加密技术的数字证书。在全球范围内，许多国家和地区已经承认电子签名具备法律效力，并可用于合同签署等相关事务。
怎样的电子签名才是有效的？
我们先了解一下什么样的电子签名才是有效的，电子签名并不仅仅是传统公章的电子图片，而是一种电子签名技术。网上常用的电子签名方法，比如拍照、扫描或者使用作图软件生成的电子签章都无法保障电子签名的法律效应。
那企业签合同用的电子签名要怎么弄？
而想要快速获取有效的可以用于企业签合同中的电子签名，可采用第三方电子签名平台制作。我们下面就以腾讯电子签平台为例，了解一下电子签名如何生成。
1. 请您先完成腾讯电子签服务的注册开通
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2. 超级管理员或拥有印章管理权限的员工微信扫描二维码登录 腾讯电子签控制台。如果使用的是企业微信腾讯电子签，相关人员也可以直接在企业微信工作台中打开腾讯电子签应用进行操作。
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3. 添加印章。
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上传成功后，可以通过滚动鼠标放大缩小及手动裁剪调整印章图片大小。调整至合适大小后，可以单击提交审核即可提交审核。
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5、提交成功后，在印章管理页面印章详情中，可以看到印章为审核中，此印章为电子签运营团队审核中，平台会在1—3个工作日完成审核。
在腾讯电子签平台上，在PC网页端以及移动端都可以完成企业用户电子签的生成和使用。
除了上述电子签名的生成方式，传统的电子签章系统也是一种申请电子签章的方式。这种方式大多通过配置硬件USBKEY，并通过软件独立部署，完成电子签章的申请、审批、制作以及电子签章的发放、授权、再授权、挂失、取消挂失、销毁、电子签章的印模图片库维护和管理。
如今随着无纸化办公的发展，作为关键点的电子签名在很多领域开始广泛使用，电子签不仅大大降低了合同签署成本，提升了合同签署效率，还能进一步确保签约安全。

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基础管理

企业大量纸质合同堆积、审批流程繁琐、签署周期长，管理层如何借助数字化手段实现对合同全生命周期的集中管控？

合同管理是企业运营的核心环节，但很多企业的合同仍停留在纸质流转阶段。从起草、审批、盖章到归档，一份合同可能需要多人经手、多个部门来回，不仅耗时费力，还容易出现版本混乱、印章滥用、归档遗漏等问题。企业管理者往往无法实时掌握合同签署进度，也难以对历史合同进行高效检索和统计，这为企业的经营决策带来了不小的阻碍。

应用场景

解决方案

物流运输中，承运方从发货地到目的地，可能会经过多个转运站、换过不同司机、跨越省份甚至国境。但货物运输合同和签收单据，往往还是在用纸质文件来回传递——货到了，单还没到。　　物流运输行业每天要处理海量的运输合同、运单、签收单和回执单。这些文件的共同特点是：签署方分散（发货方、承运方、收货方往往在不同城市）、时效性要求高（货到签收是实时节点）、批量大（一家中型物流公司每天可能产生数千份运单）。传统的纸质文件处理模式在这些特点面前显得格外笨拙。

合规安全

一份金额不大的采购合同需要总经理审批，等他开完会批完已经过了两小时。同时，一份金额可观的大单因为设置了和采购合同一样的审批流程，没有经过财务审查就直接盖了章。这不是审批太慢的问题，而是审批规则设计得不合理。　　企业管理中的审批流问题，本质上是在效率和安全之间寻找平衡。审批流程设置得太简单，可能让需要严格审查的合同绕过了关键的风险控制节点；审批流程设置得太复杂，又可能让日常的标准化合同签署变得缓慢繁琐，影响业务响应速度。一个好的审批流设计应该做到"该严的严、该快的快"——不同风险等级的合同走不同层级的审批通道。

一个销售经理离职了。HR在一个月后才发现，作为合同经办人的他在离职后仍然保留着电子签平台的账号和签署权限。这段时间里，如果有人利用这个未被回收的账号做了什么不该做的事情，企业可能要承担连带责任。　　企业电子签的权限管理问题，本质上是一个组织安全的问题。电子签平台承载着企业最核心的法律文件——合同。每一个能够发起合同、签署合同、审批合同的人，都在某种程度上代表企业的法律意志。权限给得不合理，可能造成越权操作；权限回收不及时，可能留下安全隐患。　　在传统模式下，纸质合同的签字盖章权限通常由企业的印章管理制度来控制——用章需要填写申请单，经过审批后才能由印章保管人操作。但这种模式依赖的是物理控制和人工程序，一旦企业的用章频率提高，审批效率和用章安全之间的矛盾就会越来越尖锐。电子签平台的出现为解决这个矛盾提供了技术手段——通过系统化的角色管理和权限分级体系，将权限控制从"人盯人"变成"系统管权限"。

销售人员和客户谈好了价格、确认了条款，客户也点头同意了。但合同签字盖章流程一走就是好几天，客户在等待的过程中可能接到竞品的电话，可能在犹豫中改变了主意——到手的订单就这么在签署环节悄悄溜走了。　　销售场景是电子签约最能直接体现价值的领域之一。销售的本质是"当下的成交"，但传统纸质签署模式下，从口头达成一致到书面合同生效之间存在着一个尴尬的时间差。这个时间差越长，客户流失的风险就越大。　　销售合同的签署还有一个特征值得关注：签署的场景高度移动化。销售人员和客户通常不在同一个办公室，谈判可能发生在客户的会客室、咖啡厅甚至是机场贵宾厅。在这样一个移动化的场景中，纸质合同的打印、盖章和交换显然不现实。销售需要的是一种随时随地都能完成、但又不失法律严肃性的签署方式。

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