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企业该怎么管理电子合同？

电子合同管理来源：腾讯电子签

2024-01-12 17:29

最近关于电子合同，不少企业有这么一个疑问，那就是怎么管理电子合同？有没有简单的电子合同管理方法呢？一般情况下，企业用什么平台签署的合同，那么合同就在这个平台被管理，小编这里以腾讯电子签为例就给大家介绍一下。
腾讯电子签的合同管理主要包含“合同列表查询”，“撤销合同”，“拒签合同”，“转他人处理”，“合同到期提醒”，“合同解除”，“其他合同操作”，“我的合同草稿箱”，“申请签署报告”，“合同验签”，“合同对比”，“合同审批”等12个板块。
1、合同列表查询
登录腾讯电子签后台，点击导航栏“合同”，可以查看合同文件夹，草稿箱，批量发起记录以及合同类型设置；
2、撤销合同
已发起的合同，在签署双方未完成签署的情况下，企业方可撤销。在腾讯电子签控制台可以进行合同的撤销操作。
3、拒签合同
对于待我处理的合同，可以根据实际情况，选择拒绝签署。
4、转他人处理
对于待我处理的合同，可以根据实际情况，选择转给企业其他人员处。若此合同已被经办人补充填写了内容，将不再支持转他人处理。
5、合同到期提醒
支持发起人对合同发起、签署中、签署完成后等节点设置合同到期提醒日。当合同完成签署后，到了提醒日，系统将自动给该合同中涉及到本企业的参与人（发起人、签署人、关注者）待办中心发送到期通知。
发起时设置：
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发起后设置：
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6、合同解除
主要应用场景为：基于一份已经签署的合同（签署流程）进行解除操作。 模板解除协议由官方提供，并已通过法务审核，目前不支持自定义。目前仅支持接口发起解除，详情请参见接口发起解除协议。
7、其他合同操作
批量下载：可批量下载选中的合同文件，不限制合同当前状态。
生成报表：可批量生成选中的合同签署报表信息。
设置合同类型：可以对选中合同设置合同类型，用户可以自定义合同类型。
清理失效文件：可对已撤销、已拒签、已过期的合同进行删除。这里仅是从本企业合同列表中删除。
8、我的合同草稿箱
您可在我的合同草稿箱内查看合同发起时保存的草稿记录。您可以单击编辑使用该草稿继续编辑合同，也可以单击删除即可删除该草稿。
9、申请签署报告
如您遇到法律纠纷，需要腾讯电子签官方出具合同签署意愿证明，您可以在小程序端申请签署报告。操作步骤如下：
1. 在腾讯电子签小程序合同文件夹中找到合同，在合同详情页左下角单击更多操作。
2. 单击申请签署报告。
3. 阅读页面内容，了解签署报告的基本信息后，单击底部申请签署报告，补充邮箱信息，即可完成申请。签署报告将在24小时内发送至您的邮箱，并且将通过短信通知您发送结果。
10、合同验签
合同验签功能允许您上传任意电子合同平台签署完成的 PDF 文件，校验其是否被篡改。
网页端：在电脑端打开 合同验签 页面，上传您签署完成的合同 PDF 文件，系统即可给出校验结果。
小程序端：在腾讯电子签小程序 > 个人中心，可见合同验签入口。根据提示在微信对话中选择合同 PDF 文件，系统即可给出校验结果。
11、合同对比
如果您需要对比 2 份合同的内容差异，可以使用合同对比 工具。进入到页面后，您需要分别上传新版和原版合同的文件，当前仅支持 PDF 版本文件，上传完成后单击开始对比。
12、合同审批
合同发起时需先进行审批，审批通过后才会扣减合同份数并通知签署人。若审批未通过，发起人可调整合同内容重新发起审批。
审批人可前往 待办中心 进行审批。如需修改审批人，请参见 审批流程配置。
具体场景如下：
通过文件、模板、草稿箱进行合同发起时，均支持审批后发起。
在新建、编辑合同模板时，支持将该模板设置为需要审批并保存，后续所有使用该模板的用户在发起时均需要进行审批。目前已支持网页端、小程序端：
网页端：在合同发起、编辑模板的确认弹窗中，单击更多设置，可以打开合同审批开关。打开后，可查看审批人名单。
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小程序端：在合同发起时设置签署信息页>更多设置，以及编辑模板时设置模板信息页，可以打开合同审批开关。打开后，可查看审批人名单。

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合规安全

电子签名最核心的问题就是怎么证明"签字的人真的是本人"，万一账号被盗用或者有人冒名签署怎么办？身份认证到底靠不靠谱？很多法务和风控负责人对电子签名的安全性存疑，担心认证技术不够先进、流程存在漏洞、出了问题无法追责，毕竟合同金额可能涉及几百万甚至上千万。

合同相关功能

一份合同需要甲方、乙方、丙方甚至更多方签字盖章，怎么安排顺序才不会乱？有人签了有人没签，催起来费时费力，纸质合同快递来快递去还要担心丢失，多方签署到底有没有高效的管理办法？

解决方案

建筑公司动辄几千万的工程承包合同，真的能用电子方式签署吗？甲方乙方分处不同城市，盖章要跑好几天，工期紧的时候耽误不起，但工程合同金额大、条款复杂，万一电子签出问题后果不堪设想。很多项目经理和法务都在犹豫，建筑行业到底适不适合推行电子签约？

企业把重要合同数据放在线上平台，万一被黑客攻击或内部人员泄露怎么办？电子合同存储的安全机制到底是什么样的？很多法务和IT负责人对云端存储心存顾虑，担心加密技术是否靠谱、存证是否有法律效力、出事了能不能追责，毕竟合同涉及商业机密和资金安全，容不得半点马虎。

企业想用电子签平台却不知道从哪里入手，线上签署到底该怎么操作才能既快又安全？很多企业还在用传统纸质合同，快递来回要几天，盖章还要排队，合同堆积如山管理混乱，想要数字化转型却担心操作复杂、员工不会用、数据不安全。

企业在采用电子合同过程中最为关注的问题之一就是如何确保合同内容的合规性以及签署过程的法律效力。合同条款是否完备、签署身份是否真实、文件是否被篡改，这些风险点如果管控不到位可能给企业带来严重的法律纠纷和经济损失。建立完善的合规审查机制和验签流程已成为企业电子合同管理体系中不可或缺的核心环节。

高等院校每年需要处理大量学生实习协议、联合培养协议、科研合作合同等文件的签署工作。传统纸质签约方式要求学生到校现场签字或通过快递寄送协议书，不仅耗时较长还容易造成文件丢失、签署不及时等问题。在招生规模持续扩大、校企合作日益频繁的背景下，如何提升合同签署效率并确保法律效力，成为高校教务管理数字化转型的迫切需求。

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