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电子合同签约流程：从合同发起到存档
电子合同签约流程来源：腾讯电子签
2025-07-09 18:16
作为常年和合同打交道的人，发现很多朋友对电子合同签约流程一知半解，总担心步骤不到位影响效力。今天就把从合同发起到最终存档的全流程拆解开，每一步该注意什么，一次性说清楚。
第一步：合同发起——模板选对少走弯路
正规流程是从合规模板开始的。靠谱的电子签约平台（推荐腾讯电子签）会自带经法务审核的模板库，涵盖劳动合同服务协议等常见类型。发起方要么直接选用模板修改，要么上传自定义合同。
第二步：填写信息——细节决定法律效力
填内容时别嫌麻烦，当事人信息（姓名、身份证号、企业统一社会信用代码）必须准确无误。平台一般会有字段校验功能，比如身份证号格式错误会自动提示。更关键的是明确合同要素：标的、金额、履行期限要写清，违约责任别模糊。之前见过因 “逾期付款按日支付违约金” 没写清比例，最后闹到法院的案例，就是吃了信息不全的亏。
第三步：设置签署流程——权限分配合规是前提
谁先签、谁后签，要不要审批？企业用户最好按实际权责设置流程。比如劳动合同可能需要 HR 发起、部门负责人审批、员工签署；采购合同可能要经过法务审核。设置时注意两点，一是审批节点别冗余，否则拖慢效率，二是别跳过必要环节，尤其是涉及重大金额的合同，少一个审批步骤都可能埋下风险。
第四步：发送签署——身份核验是核心
在合同发送之前，平台会要求验证发起方身份（个人刷脸、企业用电子营业执照）。接收方收到签署链接后，同样要完成身份核验，这步是《电子签名法》的硬性要求。见过有人图省事，让同事代刷脸，结果后期对方不认账，法院因为“签署时身份非本人控制”判合同无效，这种教训一定要吸取。
第五步：完成签署——实时存证不拖延
双方都签完后，平台会自动生成带有时间戳和防伪标识的终稿。此时系统会同步完成存证：哈希值上链、签署过程录像存档、生成验真报告。建议立即下载合同原件和存证报告，虽然平台会云端保存，但本地备份能应对极端情况（比如平台系统故障）。
第六步：归档管理——检索方便才是王道
归档不是简单存着就行。好的平台支持按合同类型、签署时间、对方名称分类，还能设置到期提醒（比如租赁合同到期前 30 天预警）。
最后划重点，电子合同的法律效力不取决于流程快慢，而在于每步是否符合 “身份真实、意愿真实、内容未篡改”。按这个标准走下来，既能避免的法律风险，又能比纸质合同节省时间成本。
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