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企业签电子合同时，这些细节要多关注

企业电子签来源：腾讯电子签

2023-10-23 15:12

越来越多的企业选择使用电子合同，因为电子合同具有许多优势。与纸质合同相比，电子合同可以在线全程签署，不受时间和地域限制。签署流程也更简化，整个过程可能只需要1-3分钟。此外，电子合同还能提供更可靠的数据存储安全保障，通过一系列技术手段保证数据的完整性和客观性。
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然而，在电子合同成立过程中，存在一些法律规范和条件需要注意。以下是企业在签署电子合同时需要注意的细节：
使用电子合同签署平台进行签订：很多人可能会误以为电子合同就是将合同内容上传至某个社交工具，双方在上面盖章签字即可视为签署了电子合同。实际上，这种方式在传输过程中容易出现篡改、伪造印章等风险，并且很难得到法律保障。具备法律效力的电子合同需要通过电子合同订立系统进行签署。根据《电子合同在线订立流程规范》，采用电子合同订立系统签署电子合同才能确保签署过程的公平性和结果的有效性。目前市场上有许多第三方电子合同服务商，企业可以选择符合法律法规的服务商。
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在第三方在线电子合同签署服务商中，可以了解一下现在比较流行的腾讯电子签平台，在采用腾讯电子签平台进行电子合同签署的过程中。腾讯电子签将对用户进行实名认证，验证通过后为其颁发数字证书。个人用户需要提供真实姓名、身份证号、手机号码等信息，机构用户需要提供机构名称、统一社会信用代码、法定代表人（负责人）信息、对公账户等信息进行有效验证，以确保电子签名为用户本人（机构）专有信息制作。
2、使用可靠电子签名：电子签名并不是实体印章的电子版图像，而是通过数字技术利用非对称加密和报文摘要技术生成的，具备同等实体印章的可视效果和法律效力。要获得电子签名，企业需要注册登录电子合同签署平台，并进行实名认证。认证过程可能需要提供企业营业执照、法人或委托人身份信息、手机号码和人脸识别等信息。审核通过后，企业可以生成经过数字技术加持的可靠电子签名。
3、进行意愿认证：在电子合同签署过程中，电子合同订立系统会要求进行意愿认证，以确保电子签名的使用经过本人允许或认可。这意味着不仅认可电子签名是本人操作或授权使用的，还表示认可签署合同的内容，并且认可签署内容后不能被篡改。
通过遵守以上细节，企业可以更加安全地签署电子合同，并确保其法律效力。电子合同的使用能够为企业带来便利和效率提升，同时也需要遵守相关法律法规和合同约定，确保合同签署的合规性和可靠性。

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基础管理

企业大量纸质合同堆积、审批流程繁琐、签署周期长，管理层如何借助数字化手段实现对合同全生命周期的集中管控？

合同管理是企业运营的核心环节，但很多企业的合同仍停留在纸质流转阶段。从起草、审批、盖章到归档，一份合同可能需要多人经手、多个部门来回，不仅耗时费力，还容易出现版本混乱、印章滥用、归档遗漏等问题。企业管理者往往无法实时掌握合同签署进度，也难以对历史合同进行高效检索和统计，这为企业的经营决策带来了不小的阻碍。

应用场景

解决方案

物流运输中，承运方从发货地到目的地，可能会经过多个转运站、换过不同司机、跨越省份甚至国境。但货物运输合同和签收单据，往往还是在用纸质文件来回传递——货到了，单还没到。　　物流运输行业每天要处理海量的运输合同、运单、签收单和回执单。这些文件的共同特点是：签署方分散（发货方、承运方、收货方往往在不同城市）、时效性要求高（货到签收是实时节点）、批量大（一家中型物流公司每天可能产生数千份运单）。传统的纸质文件处理模式在这些特点面前显得格外笨拙。

合规安全

一份金额不大的采购合同需要总经理审批，等他开完会批完已经过了两小时。同时，一份金额可观的大单因为设置了和采购合同一样的审批流程，没有经过财务审查就直接盖了章。这不是审批太慢的问题，而是审批规则设计得不合理。　　企业管理中的审批流问题，本质上是在效率和安全之间寻找平衡。审批流程设置得太简单，可能让需要严格审查的合同绕过了关键的风险控制节点；审批流程设置得太复杂，又可能让日常的标准化合同签署变得缓慢繁琐，影响业务响应速度。一个好的审批流设计应该做到"该严的严、该快的快"——不同风险等级的合同走不同层级的审批通道。

一个销售经理离职了。HR在一个月后才发现，作为合同经办人的他在离职后仍然保留着电子签平台的账号和签署权限。这段时间里，如果有人利用这个未被回收的账号做了什么不该做的事情，企业可能要承担连带责任。　　企业电子签的权限管理问题，本质上是一个组织安全的问题。电子签平台承载着企业最核心的法律文件——合同。每一个能够发起合同、签署合同、审批合同的人，都在某种程度上代表企业的法律意志。权限给得不合理，可能造成越权操作；权限回收不及时，可能留下安全隐患。　　在传统模式下，纸质合同的签字盖章权限通常由企业的印章管理制度来控制——用章需要填写申请单，经过审批后才能由印章保管人操作。但这种模式依赖的是物理控制和人工程序，一旦企业的用章频率提高，审批效率和用章安全之间的矛盾就会越来越尖锐。电子签平台的出现为解决这个矛盾提供了技术手段——通过系统化的角色管理和权限分级体系，将权限控制从"人盯人"变成"系统管权限"。

销售人员和客户谈好了价格、确认了条款，客户也点头同意了。但合同签字盖章流程一走就是好几天，客户在等待的过程中可能接到竞品的电话，可能在犹豫中改变了主意——到手的订单就这么在签署环节悄悄溜走了。　　销售场景是电子签约最能直接体现价值的领域之一。销售的本质是"当下的成交"，但传统纸质签署模式下，从口头达成一致到书面合同生效之间存在着一个尴尬的时间差。这个时间差越长，客户流失的风险就越大。　　销售合同的签署还有一个特征值得关注：签署的场景高度移动化。销售人员和客户通常不在同一个办公室，谈判可能发生在客户的会客室、咖啡厅甚至是机场贵宾厅。在这样一个移动化的场景中，纸质合同的打印、盖章和交换显然不现实。销售需要的是一种随时随地都能完成、但又不失法律严肃性的签署方式。

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